Ein kleiner Baubetrieb berechnet mit der Baulohnabrechnung den Lohn seiner Beschäftigten und gibt die vorgeschriebenen Meldungen für das Baugewerbe ab. Je nach Betrieb meldet er auch Angaben zu Urlaub, Arbeitszeiten und Beiträgen an Sozialkassen. Vom Bruttolohn zieht der Betrieb unter anderem Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ab. Was übrig bleibt, ist der Nettolohn.
Welche Regeln gelten und wo der Betrieb Meldungen abgibt, hängt von seinen Tätigkeiten ab. Erfasst der Betrieb Arbeitszeit, Lohn und Abwesenheiten genau und regelmäßig, muss er weniger korrigieren. Die Angaben zeigen außerdem, welche Ansprüche und Beiträge bestehen.
Was zur Baulohnabrechnung gehört
Bei jeder Lohnabrechnung berechnet der Betrieb den Bruttolohn, zieht davon unter anderem Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge ab und weist den Nettolohn aus. Im Bau kommen weitere Aufgaben hinzu. Je nachdem, welche Beschäftigten betroffen sind, muss der Betrieb zum Beispiel Urlaubsdaten an eine Sozialkasse melden oder Ausfallzeiten gesondert erfassen.
Eine wichtige Sozialkasse ist SOKA-BAU. Im Bauhauptgewerbe organisiert sie unter anderem das Urlaubsverfahren, also die Abrechnung von Urlaubsansprüchen, und weitere tarifliche Leistungen. Ob ein Betrieb teilnehmen muss, hängt von den ausgeführten Arbeiten und den dafür geltenden Tarifregeln ab. Ob ein Betrieb zum Bauhaupt- oder Baunebengewerbe zählt, richtet sich nach den Arbeiten, nicht nach der Bezeichnung des Betriebs. Für manche Berufe gibt es eigene Sozialkassen. Auch für Bayern und Berlin gelten besondere Zuständigkeiten.
Kleine Betriebe sollten zuerst klären, welche Regeln für ihre Arbeiten und Beschäftigten gelten. Danach können sie bestimmen, welche Meldungen und Beiträge nötig sind und welches Urlaubsverfahren gilt.
Warum die Abrechnung mehr Daten braucht
Auf einer Baustelle gibt es verschiedene Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Tatsächlich geleistete Stunden, bezahlte Feiertagsstunden, Urlaub, Krankheit, Stunden auf einem Arbeitszeitkonto und wetterbedingte Ausfälle werden in der Lohnabrechnung und bei Sozialkassenmeldungen unterschiedlich behandelt. Wenn der Betrieb diese Zeiten zusammenzählt oder falsch einordnet, stimmen die Meldungen möglicherweise nicht mit der Lohnabrechnung überein.
Für Urlaub gelten besondere Regeln. SOKA-BAU berechnet Urlaubsansprüche und Urlaubsvergütung anhand der gemeldeten Angaben. Dazu gehören zum Beispiel der Bruttolohn, Stunden, für die der Betrieb Lohn zahlen muss, die Tage im Beschäftigungsverhältnis, gewährte Urlaubstage und bestimmte Ausfallstunden. Fehler können sich deshalb auf Beiträge, Urlaubsansprüche und Erstattungen auswirken.
Der Betrieb muss seine Lohnunterlagen im Bau so führen, dass sich Beschäftigte, Lohn und Sozialversicherungsbeiträge dem jeweiligen Bau- oder Dienstleistungsvertrag zuordnen lassen. Auch für die gesetzliche Unfallversicherung müssen Beschäftigte, Lohn und Arbeitsstunden bei Bauverträgen zugeordnet werden können. Eine Aufzeichnung, die nur die monatliche Gesamtsumme enthält, reicht dafür nicht immer aus.
Welche Daten die Baulohnabrechnung braucht
Für eine verlässliche Abrechnung braucht der Betrieb vollständige Personal- und Betriebsdaten. Dazu gehören die Angaben für Lohnsteuer und Sozialversicherung sowie der Beginn und gegebenenfalls das Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Der Betrieb sollte außerdem dokumentieren, welche Arbeiten er ausführt und welche Sozialkasse dafür zuständig ist.
Für jeden Abrechnungsmonat braucht der Betrieb insbesondere:
- Bruttolohn, Zuschläge, Zulagen und Abschläge
- geleistete Arbeitszeit, Überstunden und Stunden, die einem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden
- Urlaub, Feiertage, Krankheit und weitere Abwesenheiten
- Tage im Beschäftigungsverhältnis, Stunden, für die der Betrieb Lohn zahlen muss, und gegebenenfalls Ausfallstunden
- gewährte Urlaubstage und die für Meldungen nötigen Angaben zum Urlaub
- Angaben, mit denen sich Beschäftigte, Lohn und Stunden dem jeweiligen Bauvertrag zuordnen lassen
Der Betrieb sollte die Arbeitszeit täglich und zeitnah erfassen. Für bestimmte Beschäftigte und Branchen schreibt das Mindestlohngesetz vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertags aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese Regel gilt nur für die gesetzlich festgelegten Fälle. Sie gilt nicht pauschal für alle Beschäftigten und Unterlagen.
Bei der Zeiterfassung sollte der Betrieb klar unterscheiden: Welche Stunden wurden gearbeitet, welche bezahlt, welche einem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben und welche fielen ohne Bruttolohn aus? Diese Unterscheidung erleichtert die Lohnberechnung und die Sozialkassenmeldung.
SOKA-BAU-Meldungen und Fristen
Für gewerbliche Arbeitnehmer, die am Sozialkassenverfahren teilnehmen, verlangt SOKA-BAU eine monatliche Meldung. Der Betrieb muss sie bis zum 15. des Folgemonats abgeben. Sie umfasst unter anderem Bruttolohn, Stunden, für die der Betrieb Lohn zahlen muss, Tage im Beschäftigungsverhältnis, Urlaub und Ausfallstunden. Die genauen Meldepflichten hängen davon ab, welche Beschäftigten betroffen sind und welche Kasse zuständig ist.
Für die Meldung gilt eine geleistete Stunde nicht automatisch als Stunde, für die der Betrieb Lohn zahlen muss. Dazu zählen je nach Fall zum Beispiel Überstunden, bezahlte Feiertagsstunden und bestimmte Krankheitsstunden. Urlaubsstunden, Stunden, die auf ein Arbeitszeitkonto übertragen werden, und Ausfallstunden ohne Bruttolohn behandelt die Meldung anders. Bei Kurzarbeit gelten eigene Meldeanforderungen.
Der Betrieb sollte fehlende Zeiten nicht erst am Monatsende aus dem Gedächtnis ergänzen. Wenn er die Zeiten laufend erfasst und mit Lohnabrechnung und Meldedaten abgleicht, fallen Unstimmigkeiten früh auf.
Saisonale Ausfälle richtig behandeln
Wetterbedingte Ausfälle sind im Bau besonders geregelt. Für erfasste Betriebe und Beschäftigte gibt es von Dezember bis März, der sogenannten Schlechtwetterzeit, das Saison-Kurzarbeitergeld. Dafür müssen die jeweiligen Bedingungen erfüllt sein. Die Bundesagentur für Arbeit nennt als grundsätzliche Leistung 60 Prozent des ausgefallenen Nettolohns und 67 Prozent, wenn mindestens ein Kind im Haushalt lebt. Der Betrieb kann den Antrag höchstens drei Monate rückwirkend stellen.
Der Betrieb muss Arbeitszeit, Ausfallstunden und gezahlte Beträge nachvollziehbar dokumentieren. Die zuständige Stelle kann die Angaben nach Ende der Schlechtwetterzeit prüfen. Deshalb sollte der Betrieb Wetterausfälle getrennt von anderen Abwesenheiten erfassen und sie nicht pauschal als fehlende Arbeitsstunden eintragen.
Wann Fachleute helfen sollten
Nicht jeder kleine Baubetrieb muss seine Lohnabrechnung gesetzlich auslagern. Hilfe von einer Steuerberatung, einem Lohnabrechnungsdienst oder einer fachkundigen Stelle ist besonders sinnvoll, wenn unklar ist, ob die ausgeführten Arbeiten eine Pflicht zur Teilnahme an einer Sozialkasse auslösen. Die Einordnung richtet sich nach den tatsächlichen Arbeiten und kann sich ändern, wenn der Betrieb seine Tätigkeiten ändert.
Bei einer rückwirkenden Anmeldung, fehlenden Meldungen oder unklaren Beitragsforderungen sollte der Betrieb ebenfalls rasch fachlichen Rat einholen. Eine Beitragspflicht kann rückwirkend gelten. Dann muss der Betrieb fehlende Angaben nachreichen und Beiträge nachzahlen.
Unterstützung ist auch bei komplizierten Arbeitszeitkonten, mehreren Zuschlagsarten, Kurzarbeit und wiederholten Korrekturen sinnvoll. Fachleute können prüfen, ob Lohnabrechnung und Sozialkassenmeldung dieselben Daten korrekt wiedergeben. Wenn unklar ist, ob der Betrieb am Sozialkassenverfahren teilnehmen muss, bietet SOKA-BAU eine erste Orientierung und prüft die Frage verbindlich im Rahmen der Betriebsanmeldung.
