Für E-Mails nutzen Sie Webmail im Browser oder ein Mailprogramm auf Computer und Smartphone. Webmail öffnet Ihr Postfach auf einer Website; ein Mailprogramm verbindet sich als eigene Anwendung damit.
Webmail eignet sich für den Zugriff von verschiedenen Geräten. Ein Mailprogramm bündelt mehrere Konten und ermöglicht das Lesen gespeicherter Nachrichten ohne Internetverbindung. Beide Zugänge lassen sich meist parallel nutzen. Welche Variante passt, hängt davon ab, wie Sie E-Mails nutzen und welche Funktionen Anbieter und App bieten.
Webmail und Mailprogramm im Vergleich
Der Anbieter betreibt das Postfach und speichert die Nachrichten. Webmail und Mailprogramm sind zwei verschiedene Wege, darauf zuzugreifen. Wenn Sie dasselbe Konto in beiden Varianten einrichten, sehen Sie häufig denselben Nachrichtenbestand.
| Webmail | Mailprogramm | |
|---|---|---|
| Zugang | Über eine Website im Browser | Über eine App auf dem Gerät |
| Einrichtung | Meist genügt die Anmeldung beim Anbieter | Das Konto muss in der App eingerichtet werden |
| Gerätewechsel | Einfach über einen Browser möglich | Auf jedem Gerät muss die App mit dem Konto verbunden sein |
| Offline-Zugriff | Hängt vom Dienst und seinen Einstellungen ab | Heruntergeladene Nachrichten lassen sich offline lesen |
| Mehrere Konten | Möglichkeiten hängen vom Webdienst ab | Viele Apps bündeln mehrere Postfächer |
Die Unterschiede hängen auch davon ab, welches Produkt Sie verwenden. Manche Webdienste bieten heute Funktionen, die früher vor allem Mailprogramme hatten. Mail-Apps unterscheiden sich ebenfalls. Prüfen Sie deshalb, ob der Dienst oder die App die Funktionen bietet, die Sie brauchen, etwa Kalenderanbindung, Filter oder die Verwaltung mehrerer Konten.
Wann Webmail praktisch ist
Webmail eignet sich, wenn Sie Ihr Postfach auf wechselnden Geräten öffnen oder keine zusätzliche App einrichten möchten. Am öffentlichen oder gemeinsam genutzten Computer können Sie sich nach der Nutzung abmelden und vermeiden, dass der Browser Ihr Passwort speichert. Bei vertraulichen Nachrichten sollten Sie außerdem bedenken, dass Sie dem jeweiligen Gerät und dessen Betreiber vertrauen müssen.
Für den Zugriff brauchen Sie normalerweise eine Internetverbindung. Manche Dienste bieten einen eingeschränkten Offline-Modus. Gmail kann zum Beispiel in bestimmten Browsern zuvor gespeicherte Nachrichten offline anzeigen. Die Funktion muss eingerichtet sein und gilt nicht automatisch für jeden Webmail-Dienst.
Wann ein Mailprogramm besser passt
Ein Mailprogramm lohnt sich, wenn Sie regelmäßig viele E-Mails bearbeiten oder mehrere Postfächer an einem Ort verwalten möchten. Eine App kann Nachrichten außerdem auf dem Gerät speichern, damit Sie sie ohne Internetverbindung lesen können. Dazu muss die App die Nachrichten vorher auf das Gerät geladen haben.
Bei der Einrichtung sollten Sie prüfen, wie die App mit dem Anbieter verbunden wird. Manche Anbieter verlangen eine bestimmte Anmeldemethode. Google empfiehlt für Gmail beispielsweise die Anmeldung über „Mit Google anmelden“, statt das Google-Passwort direkt in eine andere Mail-App einzugeben. Die verfügbaren Verfahren unterscheiden sich je nach Anbieter und können sich ändern.
Was IMAP und POP3 bedeuten
Wenn ein Mailprogramm auf ein Postfach zugreift, bestimmt das verwendete Verfahren mit, wie Nachrichten zwischen Gerät und Anbieter abgeglichen werden. Bei IMAP bleiben Nachrichten und Ordner grundsätzlich auf dem Server des Anbieters. Das Mailprogramm und der Server gleichen Änderungen ab. Lesen, Verschieben oder Löschen Sie eine Nachricht auf einem Gerät, erscheint die Änderung daher in der Regel auch auf anderen Geräten.
POP3 ist ein älteres Abrufverfahren, bei dem Nachrichten auf ein Gerät heruntergeladen werden. Je nach Einstellung bleibt eine Kopie auf dem Server oder nicht. Wenn Sie mehrere Geräte verwenden, sollten Sie vor der Einrichtung prüfen, wie die App POP3 konfiguriert. Sonst kann die Verwaltung vom Gerät abhängen, auf das die Nachrichten zuerst geladen wurden.
E-Mails offline lesen und schreiben
Ein Mailprogramm kann Nachrichten offline anzeigen, wenn es sie zuvor auf das Gerät geladen hat. Bei manchen Apps werden standardmäßig nicht alle Nachrichtentexte oder Anhänge gespeichert. Prüfen Sie die Einstellungen dafür, welche Nachrichten und Anhänge die App auf dem Gerät speichert, wenn Sie ohne Internet zuverlässig auf ältere E-Mails zugreifen möchten.
Auch Webmail kann einzelne Nachrichten offline verfügbar machen, sofern der Dienst diese Funktion anbietet. Offline verfasste E-Mails werden zunächst gespeichert und erst beim nächsten Verbinden verschickt. Wer regelmäßig ohne Internet arbeitet, sollte die Offline-Funktion vorab einrichten und testen, ob sie die benötigten Nachrichten und Anhänge umfasst.
Sicherheit bei Webmail und Mailprogrammen
Webmail ist nicht automatisch sicherer als ein Mailprogramm. Schadsoftware und Phishing betreffen beide Zugangswege. Achten Sie bei beiden auf eine sichere Anmeldung. Halten Sie außerdem die Software aktuell und schützen Sie den Zugang zum Gerät. Öffnen Sie unerwartete Anhänge und Links nur mit Vorsicht.
Ein Mailprogramm speichert möglicherweise Nachrichten auf dem Gerät. Das erleichtert den Offline-Zugriff, macht den Schutz des Geräts aber besonders wichtig. Sichern Sie wichtige lokale Daten regelmäßig. Auch bei IMAP ersetzt die Kopie auf dem Server kein vollständiges Backup, etwa wenn Nachrichten versehentlich gelöscht werden.
Webmail oder Mailprogramm wählen
Für gelegentliche Nutzung und unkomplizierten Zugriff von verschiedenen Geräten reicht Webmail vielen Menschen aus. Ein Mailprogramm passt besser, wenn Sie mehrere Konten zusammenführen oder E-Mails intensiv sortieren. Es eignet sich auch, wenn Sie regelmäßig offline lesen möchten. Wenn Sie beides brauchen, können Sie dasselbe Postfach häufig sowohl im Browser als auch in einer App nutzen. Achten Sie dann auf IMAP, damit Nachrichten und Ordner auf den Geräten übereinstimmen.
