Ein Mail-Postfach dient vorrangig nicht zur Archivierung von Daten, sondern in erster Linie zum Abrufen und Versenden von E-Mails.
Leider begehen viele den Fehler ihren Mailserver oder auch ihr angemietetes Mail-Postfach als Datenarchiv zu betrachten. Zur Archivierung von Daten dient aber in aller Regel der Fileserver, bzw. das lokale Speichermedium, auf dem PC also die Festplatte.
Daher sollten Dateianhänge an E-Mails grundsätzlich in einer ordentlich strukturierten Dateiverwaltung auf dem entsprechenden Speichermedium abgelegt werden. Mails, deren Text von immenser Wichtigkeit ist, aber niemals mehr beantwortet werden, können als PDF-Datei ebenfalls in der Ordner- und Dateistruktur abgelegt werden. Lediglich Mails, die in ihrer Eigenschaft als E-Mail noch weiterhin benötigt werden, sollten im Mail-Postfach verbleiben. Somit sind sowohl das Mail-Postfach, als auch der Dateiverwaltungsbereich, der zur Archivierung dient, jederzeit ordentlich und übersichtlich organisiert.
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